Технология работы с временем в организации (М.Иванов)

Время очень удобный и эффективный показатель для анализа деятельности компании. Единицей измерения времени являются события. Когда у разных подразделений компании и ее контрагентов, клиентов время синхронизировано - достигается эффективное взаимодействие. С помощью событий можно создавать настоящее, прошлое и будущее организации.

1143
0

Каждый человек в зависимости от своего психотипа по разному ощущает и переживает время [1]. Кто-то живет будущим, другие застряли в прошлом, а третьи без оценки последствий и не оглядываясь.  Скорректировать связанные с этим трудности могут  помочь психотерапевты и коучи. Но, когда организация воспринимает прошлое, настоящее и будущее по-разному,  ее ожидают деструктивные конфликты и сложности, увеличивающие риски.

«…в организации отношение к времени регулируется групповыми нормами. Нормы задаются лидером (первым лицом), демонстрируются им через поведенческие образцы, закрепляются в сложившейся организационной культуре» (М.Иванов)

Чтобы компания жила в одном времени — сотрудники должны совместно [2] описать прошлое, настоящее и будущее организации.

«Предлагаемая процедура позволяет создать единое представление у сотрудников о прошлом, настоящем и будущем компании. И это, по нашему опыту, не только существенно снижает центробежные процессы в организации, но и позволяет повысить управляемость, субъектность и ответственность сотрудников. В терминах экономики такая работа с прошлым, настоящим и будущим при благоприятной рыночной конъюнктуре позволяет повысить производительность компании» (М.Иванов)

Время в компании можно рассматривать с разных точек зрения. Личное время характеризует процесс структурирования событий в зависимости от психотипа, ценностных приоритетов [7]. Социальное время определяется нормами, исполнение которых контролирует группа. Организационное время описывается с помощью стоимости и является критерием оценки деятельности.

События

Время является субъективным фактором и осознается благодаря событиям.

«…не всякое произошедшее — случившееся, а лишь то что выходит за пределы устоявшегося «порядка вещей», получает статус события» (Ю.Жуков, А.Журавлев)

Скорость времени в организации воспринимается благодаря событиям. Репутация компании — история событий. Соответственно и организация воспринимает себя через переживание событий. Воспоминания о прошлом, ожидание будущего, переживание настоящего делают людей организацией.

«Не всякое изменение становится организационным событием. Про многие организационные изменения не все знают, в их подготовке и проведении не все члены организации участвовали.» (М.Иванов)

Существуют события, воспринимаемые как достижения. Они способствуют вовлеченности сотрудников в деятельность компании [3]. От событий-поражений люди стараются отгородиться, избавить себя от ответственности от них.

«Организационные события — это очень важный ресурс организации, им можно и нужно управлять. Совместное переживание событий формирует организационную культуру. И управление изменениями невозможно без управления организационными событиями». (М.Иванов)

Разные сотрудники и группы в организации живут в своем прошлое настоящее будущее в управлении изменениями организациивремени, т.к. имеют разные события. Получается, что руководство живет в одном времени, среднее звено в другом, а линейный персонал — в третьем. Тоже происходит между отделами, когда бухгалтерия акцентирует внимание на прошлом, продажи на настоящем, а отдел развития на будущем.

Создание организационного прошлого

Работа над организационным прошлым является групповой. Старейшие сотрудники составляют и согласовывают список ключевых событий в истории компании:

  • каждый человек перечисляет десять главных по его мнению событий;
  • составляется общий список событий;
  • путем голосования оценивается значимость событий;
  • получившие наибольший рейтинг 10-15 событий характеризуют историю;
  • определяются даты этих событий;
  • ответственный за описание истории проводит интервью с каждым и старейшин, принимавших участия в выбранных событиях, и пишет текст истории;
  • текст раздается сотрудникам, и они высказывают замечания;
  • несколько раз редактируется текст и утверждается «советом ветеранов».

Воспоминания отличаются, некоторые вступают в противоречия и их не удается преодолеть. Но основной смысл работы над прошлым — это публичная работа, обсуждение важных событий прошлого.

«Осознание общего прошлого не только объединяет, но и воодушевляет, дает энергию, необходимую в настоящем для того, чтобы строить будущее». (М.Иванов)

Создание настоящего компании

Настоящее  организации — это осуществляемые ею процессы и границы ответственности между группами и исполнителями.

Задача компании самостоятельно описать свое настоящее положение:

  1. каждый топ-менеджер «крупными мазками» описает процессы, за которые он ответственен;
  2. стыки границ ответственности согласовываются между топами и договоренности фиксируются (например, в форме контракта);
  3. описание и согласование происходит на среднем уровне компании;
  4. подобная работа продолжается до линейного уровня.

«В ходе такого описания выявляются, как правило, «дыры» в технологии, «узкие места», дублирование. Впервые в организации осознается необходимость регламентов и процедур. Событием данную работу делает то, что впервые в организации появляются официально границы, общее, согласованное представление о том, кто за что отвечает и какие полномочия при этом имеет». (М.Иванов)

Важно понимать, что происходящая фиксация — это мимолетное фото компании, а не вечное, уходящее в будущее.

Создание будущего компании

Если прошлое восстанавливалось по воспоминаниям, то будущее проектирует события. Сначала определяется видение:

  • собственник формулирует требования к организации;
  • первый руководитель компании описывает видение компании на определенный срок;
  • видение обсуждается и конкретизируется топ-менеджерами;
  • затем каскадно по иерархии компании работа опускается вниз .по отделам и исполнителям, отвечая на вопрос какими они должны быть, чтобы было реализовано видение.

В дальнейшем определяются события, которые должны произойти между настоящим и будущим видением. А под эти события составляются планы. В целом данная процедура работы с будущим наглядно представлена в подходе А.И.Пригожина [4].

Синхронизация с контрагентами

Т.к. организация является открытой системой — важно, как ее время соотносится с временем партнеров и клиентов.

Когда сотрудники компании увлечены системными событиями (соответствие точкам контроля, подготовка отчетов, бонусы) — ощущается сильная нехватка времени. Это выливается в нестыковки. Работать над улучшением ситуации также можно с помощью событий [6] — совместных акций с участием клиентов, сотрудников, стейкхолдеров.

  1. сотрудники узнают своих ключевых клиентов (где живут, работают, как организуют день, семейное положение и праздники, и пр.);
  2. проверяются собранные данные, проясняя где находится клиент в определенный день в такое-то время;
  3. происходит проектирование совместных действий (праздник, клубные мероприятия, путешествие и пр.).

Стоимость времени

Время может использоваться в качестве измерителя подобно линейки [5]. С его помощью удобно померить рабочий день организации и отдельных сотрудников (что важно, когда руководитель может беспокоить сотрудников круглосуточно). Еще оно помогает оценивать стоимость сотрудников.

«Если удается установить стоимость часа работы каждой категории сотрудников компании и ее собственника, то появляется возможность измерять очень многое в организации. Мы убедились, что для того, чтобы превратить время в универсальный оценочный инструмент в компании, необходимо приучить сотрудников конвертировать его в деньги.» (М.Иванов)

Опыт показывает, что больше всего времени уходит на обсуждение самых «дешевых» и не ключевых  вопросов.

Разное отношение ко времени можно преодолеть с помощью оценки финансовых потерь и высокой мотивации.

Проведение временного анализа в компании более эффективно, чем финансового.

«Как быстро управляющий орган получает информацию  о событие внутри организации и во вне? Сколько времени занимает принятие решения, сколько времени проходит с момента принятия решения до его реализации — это показатели принципиальны для оценки состояния организации и позволяют оценить ее финансовые потери. Эти показатели могут быть серьезным конкурентным преимуществом или, наоборот, конкурентным упущением. И главное — они просчитываются, то есть ими можно управлять.» (М.Иванов)

Как время ограничивает компанию

Первые руководители, имея свое отношения со временем, стараются подбирать в компанию схожих людей.  Это приводит к тому, что в организации складывается комфортная обстановка, но при этом формируется одинаковое окружение.

«…отдавая приоритет своему ритму, менеджеры вводят дополнительные ограничения для своего бизнеса, ограничивают возможности своей организации, а современный конкурентный рынок не всегда позволяет это делать.» (М.Иванов)

Люди с разными хронотипами могут быть очень полезны для компании. Главное развести их пространстве, чтобы не оказывали непосредственное влияние друг на друга. Это позволяет избежать конфликтов, но требует разработки удобных интерфейсов между ними.

Итог

Организационные проблемы, связанные со временем разнообразны. Любые изменения непосредственно касаются времени, т.к. именно оно является измерителем перемен [5]. Руководители часто обращаются за консультацией, потому что ничего не успевают или хотят добиться от подчиненных временной дисциплины. Но работая со временем можно успешно решать самые разнообразные проблемы.

М.А.Иванов вложил в описанную технологию современные подходы к работе с желаемым будущим организации. При этом представление их во временной плоскости позволяет взглянуть на организацию под другим углом и открывает дополнительные возможности, связанные с управлением. Интересен тот факт, что независимо друг от друга (Михаил Аркадьевич и я) пришли к пониманию важности управления временем и использованию временных перспектив — прошлое, настоящее, будущее. Свою технологию я изложил в подходе «Акторство» [9].

Особо отмечу работу с прошлым компании. К этой временной перспективе, как инструменту управления, стали обращаться консультанты в последнее время. М.А.Иванов акцентирует внимание на общем понимании прошлого, что придает энергии сотрудникам и объединяет.  На мой взгляд прошлое предоставляет больше  возможностей не тогда, когда создается по воспоминаниям участников, а когда проектируется под желаемое будущее [8].

Ссылки

  1. Временные перспективы (Ф.Зимбардо)
  2. Гештальт-подход к управлению изменениями
  3. Позитивный подход к изменениям — Appreciative Inquiry (D.Cooperrider) 
  4. Схема стратегического управления «работа с будущим» (А.И.Пригожин)
  5. Как время используется в процессе перемен 
  6. Социальная технология построения сетевых сообществ (П.Растянников) 
  7. Работа с ценностями управляющего изменениями (М.А.Иванов)
  8. Управление изменениями путем работы с временными перспективами 
  9. ÁКТОРСТВО: управление эволюционными изменениями

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here