Десять советов для успешных ERP-внедрений

Компания Panorama Consulting не только занимается внедрением автоматизированных систем, но постоянно проводит глобальные исследования. Они ложатся в основу рекомендаций по управлению изменениями. Предложенные десять советов в доступной форме направляют действия менеджеров на повышение успеха в процессе перемен.

606
0
ПОДЕЛИТЬСЯ

Наведение порядка в бизнесе

Организации обычно принимают решения о внедрении ERP без предварительной оценки и планирования, необходимых для успешного осуществления проекта. Во-первых, компании должны навести порядок в бизнесе, т.е. проанализировать, кто они, как организация, какими хотят быть в будущем, взвесить свои сильные и слабые стороны, основные компетенции и области, нуждающиеся в улучшении.

Программное обеспечение ERP не может быть эффективно реализовано без четких требований. Последние невозможно определить до тех пор, пока не будут описаны бизнес-процессы. Бизнес-процессы опираются на четкое стратегическое направление.  Организации должны уделять этим вопросам тщательное внимание перед выбором программного обеспечения. Определение требований на более ранних этапах помогает предотвратить непредвиденные расходы, превышение сроков и материальные сбои  в процессе эксплуатации.

Проблемы внедрения ERP

Мир технологий и бизнес-консалтинга находится под впечатлением историй о не успешных ERP-проектах. Некоторые компании подавали в суд, т.к. неисправность программного обеспечения вызвала полное нарушение их деловых операций.

Ниже приводятся основные проблемы, с которыми сталкиваются организации во время внедрения ERP:

  • внедрение ERP занимает больше времени, чем ожидалось
  • Факт: 75% внедрений ERP занимают больше времени

Основные причины:

  • Нереалистичные ожидания относительно продолжительности внедрения
  • Неадекватный учет бизнес-ориентированной деятельности
  • Настройка программного обеспечения и / или неправильное управление объемом проекта
  • Отсутствие ресурсов
  • проекты внедрения ERP превышают бюджет
  • Факт: 55% проектов ERP сверхбюджетны

Основные причины:

  • Нереалистичный план и стоимость проекта
  • Скрытые затраты, связанные с ERP
  • Недооценка сложности проекта
  • проекты ERP не могут обеспечить ожидаемые выгоды для бизнеса
  • Факт: 41% организаций получили меньше половины ожидаемых выгод

Основные причины:

  • Невозможность управления поставщиком программного обеспечения и объемом проекта
  • Неадекватное определение функциональных требований
  • Несогласованность программного обеспечения с бизнес-процессами
  • Нереалистичные ожидания ROI

Десять советов по успешному внедрению ERP

1. Сначала сосредоточьтесь на бизнес-процессах и требованиях.

Организации часто восхищены техническими возможностями, которые имеет  конкретное программное обеспечение, и не учитывают, насколько хорошо оно будет соответствовать их конкретному бизнесу. Описав то, как должен работать бизнес и каковы его фактические потребности, организации способны повысить эффективность внедрения ERP. Требования к бизнесу должны определяться при выборе ПО и уточняться на протяжении всей реализации.

2. Примите меры для достижения рентабельности ERP.

Максимизация преимуществ для бизнеса включает в себя не только разработку высокоуровневого бизнес-кейса для получения одобрения от высшего руководства или совета директоров (этот шаг важен и должен произойти до принятия решения). Организации также должны оценивать ожидаемые выгоды, устанавливать ключевые показатели эффективности, базовые и целевые показатели, чтобы отслеживать эффективность в процессе и после внедрения.

3. Обеспечьте качественное управление проектами и принятие обязательств относительно ресурсов.

Чтобы проект внедрения был хорошо управляемым, необходимо соблюдение ряда атрибутов: сильный руководитель проекта, включенные в суть организационных перемен эксперты, план управления рисками и текущие обзоры на каждой фазе.

4. Привлеките руководство.

Для решения проблем и принятия решения успешный проект нуждается в поддержке со стороны высших уровней управления. Регулярные обзоры проектов со всеми  заинтересованными лицами помогают менеджерам быстро решать проблемы по мере их поступления и поддерживать импульс проекта.

5. Найдите время спланировать все заранее.

Важно понимать, что для поставщика программного обеспечения основной смысл в том, чтобы как можно скорее закрыть сделку. Независимо от того, насколько ответственный поставщик или совершенна внедряемая система, организация должна побеспокоиться о выгодах сделки для бизнеса. Организации должны проверять план реализации поставщика и его понимание  требований бизнеса. Кроме того, организации должны предусмотреть ресурсы на тщательное тестирование новых бизнес-процессов. Возможно, самое главное, компании следует разработать и обеспечить соблюдение коммуникационных планов для информирования сотрудников и заинтересованных сторон о развития.

6. Обеспечьте надлежащую подготовку и управление изменениями.

Обучение конечных пользователей, управление организационными изменениями и создание рабочих мест являются критическими компонентами успешного внедрения автоматической системы управления. Системы ERP могут сеять панику, если сотрудники не понимают, как эффективно использовать ПО. Функциональная подготовка сотрудников должна сосредоточиться на бизнес-процессах и технических ноу-хау, а не на транзакциях. Подход «тренер-инструктор» — это проверенный способ внедрения знаний в организация.

7. Поймите зачем нужна автоматизированная система.

Руководители могут принимать решения, стараясь не отставать от других компаний, или не понимать зачем нужна ERP-система вообще. Возможно решить бизнес-задачи может оптимизация процессов, реорганизация или новая технология? Четко определяя бизнес-цели, организации могут принимать более обоснованные решения.

8. С самого начала сосредоточьтесь на переносе данных.

Перенос данных невероятно сложный процесс и влечет за собой определенный уровень деловой и технической опасности. Ее уровень зависит от количества рабочих мест, внедряющих ПО, заменяемых систем и пользователей.

9. Используйте пилотное тестирование.

Тестирование функций и интеграции необходимо предпринять до того, как система заработает. Эти тесты гарантируют, что программное обеспечение работает в соответствии с требованиями  и что данные точно передаются через систему. Следующие не технические факторы имеют решающее значение для успешной реализации:

  • определение бизнес-процессов и рабочих процессов помогают конечным пользователям в процессе обучения новой системы;
  • анализ пробелов в процессах показывает сотрудникам, как старые способы работы связанны с новыми бизнес-процессами;
  • анализ организационных изменений и последствий наряду с последовательными, целенаправленными внутренними коммуникациями помогают сотрудникам адаптироваться к переменам.

10. Обрисуйте направление.

Запуск внедрения ERP требует четкого сообщения о цели проекта и ожидаемых выгодах для всех сотрудников, конечных пользователей и любых других заинтересованных сторон. Устав проекта — хороший способ четко определить организационные цели и сделать убедительные заявление о важности инициативы. Такой документ должен включать все преимущества новой системы, а также часто задаваемые вопросы о предстоящих организационных изменениях. Сотрудники должны чувствовать, что их мнение учтено.

Выводы

Проекты ERP часто превышают временные рамки и ожидания бюджета. Хуже того, они не могут обеспечить многие из обещанных преимуществ, которые организации планируют и ожидают. От понимая причины этих ловушек, организации могут строить реалистичные планы для ивнедрение ПО. Важно осознать, что многие из этих проблем меньше касаются технологий и больше проблем процессов и организационных изменений.

Обязательно необходимо проводить выравнивание программного обеспечения с бизнес-процессами и требованиями. При разработке или анализе планов внедрения ERP организациям следует выполнять три этапа:

  • Инициация проекта: полное определение структуры команды, планирование, управление рисками и контроль.
  • Выполнение: миграция данных, стратегия обучения, моделирование бизнеса, анализ пробелов и технологическое тестирование.
  • Закрытие: стратегия перехода, проверка, планирование перехода, введение в эксплуатацию.

 

Познакомьтесь с другими наработками компании Panorama Consulting:

ИСТОЧНИКTen Tips f or a Successful ERP Implementation
ПОДЕЛИТЬСЯ
Личный опыт управления изменениями с 2001 г., консультирования с 2011 г., преподавания с 1993 г. Дипломированный консультант, EMBA, высшее образование экономическое, педагогическое, радиотехническое.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here