Точки контроля в процессе управления изменениями

Функция контроля выступает неотъемлемой составляющей управления. А такое явление, как изменение (для которого свойственны рост неопределенности и напряжения) предъявляют особые требования к вопросам контроля. Поэтому специалисту по change management для успешного управления переменами важно понимать и оперировать разными типами точек контроля. 

684

Что такое точка контроля в управлении

Под точкой контроля мы будем понимать работу по оценке соответствия результатов изменения должным характеристикам. Речь идет о диагностике [1] объектов организации, осуществляемой в разные моменты процесса преобразований.

Для точки контроля можно выделить ряд параметров:

  • норма – должный результат перемен…
  • время – момент выполнения работы…
  • субъект – ответственный за выполнение работы…
  • место – территория, где выполняется работа…

Приведенный перечень по необходимости может расширяться или сужаться. Для некоторых типов контрольных точек стоит еще описать выходной продукт проводимой оценки (например, аналитическая записка, отчет и т.д.) и др..

Три типа точек контроля

В зависимости от того, какие объекты оцениваются [2] и в рамках каких процессов управления [3] устанавливаются точки можно выделить их разные типы. Для сложных, комплексных изменений стоит обратить внимание на все три приведенные варианта.
http://ibcm.biz/wp-content/uploads/2018/12/Точки контроля в управлении изменениями

Плановая

В тех случаях, когда можно определить мероприятия по достижению цели используется классический подход, предполагающий построение долгосрочного плана с установленными сроками выполнения (на протяжении которого расставляются точки контроля). В рамках такого взгляда устанавливаются конкретные требования к каждому параметру точки контроля.

Норма представляет собой перечень показателей (количественных или качественных), которым должны соответствовать результаты выполненных мероприятий. В случае, если выявлено отклонение, то необходимо произвести коррекцию системы, чтобы достичь заданных результатов.

Время воспринимается как календарное, т.е. устанавливаются конкретные даты, в которое должны выполняться оценки результатов изменений. Здесь важно отметить, что оценивается сразу множество мероприятий, поэтому  удобно установить периодичность с которой происходят совещания, контролирующие протекание процесса изменения. Опыт показывает, что максимальное допустимый временной интервал – две недели [4].

Под субъектом понимается конкретное лицо, на которое возлагается ответственность за выполнение работ по оценке. Хорошо, если таковым будем сотрудник, использующий результаты изменений.

С местом для данного типа точки контроля можно определиться перед наступлением даты оценки. Но т.к. чаще всего речь идет о встречах сотрудников, повторяемых с определенной периодичностью, то к более продуктивному взаимодействию приведет определенность (которой в процессе изменений всегда так не хватает).

Сценарная

В тех случаях когда должное состояние организации не определенно точно – используется сценарный подход [5]. Видение организации оказывается скрытым за пеленой будущего, а с некой определенностью мы может планировать только движение на ближайшую перспективу.

Поскольку работа со сценариями строится по принципу “что будет если…”, то акцент в определении нормы переносится с количественных методов на качественные (вес приобретают суждения экспертов).

Этапы движения к желаемому определяются социальным временем (не датами в календаре, а состоявшимися событиями). Решаемые вопросы оказываются в новинку для организации, а ситуация всегда меняется – поэтому трудно определиться с объемом работы. Когда ожидаемое событие первого этапа наступит, происходит переоценка желаемого будущего и построение следующего шага.

Субъектами выступают сотрудники организации и\или внешние специалисты, имеющие экспертную компетенции в оцениваемой области.

Циклические

Организация является социальной системой, которая не ведет себя подобно роботу, запрограммированному на достижение цели – она испытывает эмоциональное напряжение, в ней происходит циклическая смена активной и пассивной позиций (энергетический подъем и спад) [6], а также перенос внимания с одних проблем на другие. Несмотря на важность стратегических целей, оперативная работа “затягивает” и требуется предпринимать специальные усилия по выравниваю этих двух направлений [7].  Деятельность по управлению изменениями гораздо более энергозатратна, поэтому так важно заняться ею в тот момент, когда компания испытывает энергетический всплеск.

Норма в этом случае не задается заранее, а формулируется в точке контроля. Здесь происходит не столько оценка достигнутых результатов, а переоценка событий, целей, ценностей в целом. Организация и руководство получает возможность посмотреть на сложившиеся обстоятельства свежим взглядом, вырвавшись из потока рутины.

Время проведения оценки состояния изменений устанавливается заранее. Для этого потребуется проанализировать деятельность компании и первых руководителей. Наиболее распространенные всплески связаны с сезонной цикличностью деятельности организации, временем отпусков, новогодними праздниками, днем рождения первого лица. В это время сотрудники испытывают стремление потратить больше усилий, чем требует ситуация.

В качестве субъекта в данном случае стоит рассматривать всю компанию или группу ключевых лиц, как самоорганизующуюся систему [8] (участники изменений). Если в такое время объединить их усилия [9] на решение стратегических вопросов, то …

В данном типе точки контроля важное место отводится месту:)  проведения оценки. Дело в том, что территория, где мы находимся также оказывает влияние на состояние человека и коллектива [10]. Именно по этой причине многие организации выезжают проводить стратегические сессии  подальше от рабочих мест.

Ссылки

  1. Организационная диагностика, как инструмент управления изменениями
  2. Тема: Что изменяем? Модель организации
  3. Схемы планирования деятельности (модель-ТриФ)
  4. Жесткие факторы управления изменениями
  5. Схема стратегического управления «работа с будущим» (А.И.Пригожин)
  6. Кривая уровня энергии организации в течение недели и рекомендации по проведению…
  7. Выравнивание оперативной деятельности и изменения организации
  8. «Куб управления» отвечает на вопрос, что такое управление…
  9. Гештальт-подход к управлению изменениями
  10. Бизнес в позе лотоса. Ризван Вирк

По теме данной статьи и другим вопросам управления организацией оставьте сообщение в этой форме, и мы обязательно ответим!




captcha