Тайм-менеджмент с человеческим лицом

760
0
ПОДЕЛИТЬСЯ

О личной продуктивности

Пока писал данную рассылку, Владимир Федорович Токарев на страницах своего блога делился практическим опытом управления временем с помощью ставшего классическим подхода под названием GTD.  Он подробно рассказывал о том, как работает с информацией, пытаясь довести дела до завершения. Последней раз, когда я посетил его блог — прочитал следующую запись: «СМОТРИМ РЕЗУЛЬТАТЫ: результатов нет. Лень было разбирать эти папки (полно текущей работы).»

На мой взгляд это довольно распространенный результат
c4d593aa-e051-4878-b6d9-eb45e11efe5c(и сам с ним сталкиваюсь постоянно).Может лень — это фиаско для конкретной методики, но совсем не обязательно, что для личной эффективности. Ведь лень, как ночь — хочешь или нет, но она обязательно приходит. И есть ли смысл с ней бороться? Может быть таким образом наш организм пытается донести какую-то обратную связь?

Труд, как известно не только превратил обезьяну в человека, но также загоняет последнего в могилу.  Стремясь не терять не минуты, радуясь тому, что планшет теперь в любой точке страны имеет доступ к интернету, а аккумулятор ноутбука позволяет весь полет в самолете готовить презентацию в пору было бы подумать о том, к каким ужасным последствиям для глаз это может привести, а постоянный доступ к данным не столько способствует появлению новых знаний, сколько формирует информационную зависимость, сродни наркомании.

Руководство компаний проводит тренинги по классическому ТМ в надежде выжать из сотрудников, как можно больше для целей бизнеса. Но стоит ли потом удивляться, что загнанный персонал, не проявляет активность и отсутствуют инициативы.

Я не робот Вертер, думаю и Вы тоже.  Поэтому достижение цели путем оптимизации своей деятельности, превращение себя в машину по решению задач — от одной такой мысли становится лень, ребята, ЛЕНЬ! Мы уже не стираем вручную, за нас это делает стиралка… Мы не собираем пальчиками свои телефоны и автомобили — за нас это делают роботы. В ближайшие годы всю рутину будут выполнять механизмы. И господин Тейлор c научным менеджментом будет однозначно восприниматься в соответствии со словами Ленина: ««В чем состоит эта «научная система»? В том, чтобы выжимать из рабочего втрое больше труда в течение того же рабочего дня. Заставляют работать самого сильного и ловкого рабочего; отмечают по особым часам — в секундах и долях секунды — количество времени, идущего на каждую операцию, на каждое движение; вырабатывают самые экономные и самые производительные приемы работы; воспроизводят работу лучшего рабочего на кинематографической ленте и т. д. А в результате — за те же 9-10 часов работы выжимают из рабочего втрое больше труда, выматывают безжалостно все его силы, высасывают с утроенной скоростью каждую каплю нервной и мускульной энергии наемного раба. Умрет раньше? — Много других за воротами!»

Пытаясь управлять своим временем, не относимся ли мы к себе, как рабам? Стремясь к одной цели — не ограничиваем ли мы свою свободу? Пытаясь избавиться от слабостей не подтачиваем ли фундамент сильных своих сторон.

Управление временем и продуктивность

Когда говорят о TM — ведут речь о том, как организовать свое время, чтобы продуктивнее использовать возможности в процессе деятельности. Поговорим о тм с человеческим лицом для отдельного человека и организации. Выделим три ключевых фактора, влияющий на продуктивность:

  • Здоровье: если мы психически и физически здоровы, то способны горы перевернуть за короткий срок;
  • Знания: если мы обладаем знаниями и технологиями относительно того дела, которым занимаемся, то способны выбрать наиболее оптимальный по времени способ;
  • Смысл: если мы испытываем потребность в достижении целей, то аккумулируем силы, что позволяет добиться результата в сжатые сроки.

Таким образом, мы получаем систему координат продуктивности

Productivnostm

Чем здоровее мы, заинтересованы в том, что делаем и обладаем знаниями — тем меньше времени требует наша деятельность.

Рассмотрим на примере TM… Как можно в совершенстве быстрее овладеть навыками организации времени? Для этого нужно видеть смысл в TM, иметь силы для работы над собой и владеть знаниями о технологии TM.

Получается, что управляя процессом  сохранения здоровья, обретения смысла и познания явлений, мы способны управлять собственной продуктивностью во времени. И вот здесь начинается самое интересное…  МЫ ЖИВЫЕ! Например, мы все знаем о том, что существуют люди совы и жаворонки, и отмечаем за собой такие особенности.  И это подталкивает нас обратить внимание на два важных фактора:

Цикличность существования. Для нас привычно, что система состоит из элементов (органов) и связей между ними. Но ее можно представить в виде постоянно повторяющихся циклов. Например, согласно исследованиям, поверхностный слой кожи обновляется каждые две недели и, если мы посмотрим на свою руку сегодня и через две недели, то не заметим отличий, а при этом это будут совсем другие клетки.  Мы не управляем осознанно работой своих внутренних органов, это происходит автоматически раз за разом. И относится это не только к биологическим аспектам нашей жизни. Самовоспроизведение, повторяющееся поведение присуще человеку в целом. Постараться изменить свой бег в колесе (как белка) можно учитывая наличие циклических закономерностей.

Индивидуальность. Все люди различаются. И важное отличие это в поведении циклов. Циклы нашего существования состоят из разных этапов.  И люди имеют самые разнообразные особенности в появлении и использовании этапов. Мы имеем предпочтения даже в тех циклах, которые присущи всем.  Гуру, преподаватели, тренеры стараются убедить нас в том, что каждый из нас может научиться, главное приложить усилия. Но не погружаясь в рассуждения скажу, что чемпион мира по боксу не становится чемпионом по легкой атлетики, и у каждого из нас разные способности в музыке и изобразительном искусстве. Предполагаю, что и личностные возможности в продуктивности и отдельных факторах, ранее описанных, — отличаются. Чтобы быть счастливыми, успешными люди компенсируют недостающие характеристики объединяясь в группы, команды, организации…

Рассмотрим какие индивидуальные циклические особенности присущи системе координат ТМ, позволяющие нам продуктивно управлять собой.

Здоровье

Наверное, основной цикл существования человека — это смена напряжения и отдыха. Если мы длительное время находимся в любом из указанных двух состояний, организм начинает давать сбой (много движения — физическая усталость, его отсутствие — гиподинамия). Собственно, отдых — это всего лишь смена деятельности, и он служит напряжением для других органов организма. Но нам важно понимать, что этапы этого цикла привязаны к определенным событиям, в т.ч. временным, связанным с солнечной активностью и т.д.

Как уже упоминалось, существуют суточные циклы. Если в дневные часы наш организм не предрасположен к продуктивной работе, то мы постоянно неосознанно будем искать способ отвлечься от энергозатратной деятельности.  При этом выполняя туже работу во время активной для нас фазы (совы, например, вечером) способны сделать больше, чем за весь день.

Обратите внимание на годовые циклы. Есть такие сезоны, дни, когда мы испытываем сильной подъем, беремся за сложнейшие для нас задачи, начинаем реализовывать мечту, которую прежде откладывали, ожидая «понедельника». Собственно, такие «понедельники» есть и у организаций. Часто они привязаны ко времени после отпуска, к новому году или дню рождения. Оглянувшись назад, а лучше наблюдая за своей жизнью — легко обнаруживаются такие закономерности.

Один из факторов, влияющих на активность или пассивность организма — обстановка в которой мы находимся. Некоторые люди предпочитают работать в кафе или ресторане, где, казалось бы, все предназначено для отдыха. В любом случае, у нас есть точки концентрации, где способность к проявлению воли увеличивается.

Популярностью пользуется эмпирическое правило Парето, гласящая, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Логично, что нужно определить те моменты, которые используют правило рычага — «Дайте мне точку опоры, и я переверну мир» (Архимед). Но в данном случае мы говорим про правило проЭто:выполнение работы в активном здоровом состоянии на 80 % продуктивнее, чем с помощью усилия воли в иное время.

Понимание сказанного выше подталкивает нас использовать инструменты повышения продуктивности — пить кофе, находиться в точках концентрации и т.д. Это нарушает цикл напряжение-отдых, в результате чего организм нуждается в восстановлении и словно маятник продуктивности откатывается назад, требуя более длительного отдыха чем обычно.  Таким образом, достигнув продуктивности в решении тактических задач, мы теряем продуктивность в долгосрочной перспективе.

Обратный вариант повышения продуктивности — уменьшение количества отдыха. Самое простое — недосыпание, что резко уменьшает способность решать сложные задачи, нарушает ритм питания  и при повторении приводит к нарушению веса, работы сердечно-сосудистой системы.

Факторов, влияющих на нашу продуктивность огромное количество. Перенапряжение в делах, которые напрямую могут не участвовать в достижении поставленных целей, оказывает негативное значение на продуктивность деятельности. Как физическое, так и психическое отклонение от привычной для человека нормы уменьшает возможности действовать целенаправленно. Например, ссора с близким человеком или большая ложь отнимают энергию в процессе выполнения функциональных обязанностей на работе.

Глядите, как интересно получается — наша продуктивность зависит не столько от наших способностей концентрироваться в процессе работы, сколько от того, как поздно мы легли спать по причине просиживания в интернете и может даже за чтением статей с налетом умности (вроде этой).

Смысл

Смыслы, ценности и др. духовные характеристики действуют, как магнит притягивая одни явления, ресурсы и отталкивая другие, создавая, если хотите, карму. Независимо от нашего сознательного признания чего-то хорошим или плохим, наше внутреннее иррациональное сигнализирует окружающему миру истинное отношение. Это, например, является одной из ключевых причин почему в организациях не реализуются разработанные «правильные» стратегии. Или почему принимая решения начать новую жизнь с понедельника — мы не делаем этого.

Смысл — как компас для человека, показывающий вектор нашей целеустремленности. Когда наша деятельность происходит в направлении наших смыслов, то мы словно в потоке, поддерживающем личную эффективность. Тогда необходимость во всяких уловках, предлагаемых нам time management, отпадает.  И если человек видит связь между тем, что он делает и тем, что для него имеет смысл — продуктивность становится высокой.

Для привязки текущей деятельности к указанному потоку обычно стараютсяразглядеть цель после цели. Т.е. какой цели я добиваюсь, делая это? Достигнув этой цели, какую более важную цель это поможет мне достичь?

Пафосные вопросы о том, зачем мы живем имеют прикладное значение, т.к. оказывают прямое влияние на продуктивность.  Прежде, чем управлять временем стоит разобраться в том, чем мы хотим наполнять свою жизнь. Невозможно иметь все, поэтому необходимо на некоторых вещах сосредоточиться, а от каких-то отказаться.

Трудность в том, что смыслы и ценности у одного человека разные и разнонаправленные вектора компасов создают преграды для продуктивности.  Но все станет на свои места, если ключевые для  достижения интересующей цели смысли представить в виде цикла «смысл — антисмысл». Суть в том, что один мы считаем хорошим, а другой с противоположным знаком, нашим недостатком. Негативное отношение к нему подталкивает закрывать на правду глаза.

Примером может быть ситуация, когда мы выполняем какую-то важную задачу и в ее процессе начинаем шариться по интернету, читать всякую ерунду. В общем-то такое занятие для себя называем бессмысленным, и, в данном случае, оно выступает антисмыслом. Но тонкость в том, что все что мы делаем удовлетворяет какие-то наши потребности. Может быть усиленная концентрация на задаче потребовала отдыха ,и мы искали повод отвлечься. Или же в решении задачи мы зашли в тупик и уход в «бессмысленную» деятельность есть попытка найти изоморфные, ассоциативные решения… Если что-то мы делаем, значит нам это зачем-то нужно! Нежелание признавать то, что мы считаем плохим, недостатком — неконструктивное отношение. Когда мы понимаем зачем совершаем ‘бессмысленные’ вещи, мы имеем шанс заменить их на более полезные. Например, не шариться в инете высиживая близняшек (геморрой и близорукость), а прогуляться.

У нас складывается мнение, что наличие шубохранилищ не в коем случае не может уживаться с патриотизмом.  Но все не так однозначно и у всякой медали есть обратная сторона. Давайте приглядимся к себе.

Знание

Одна из важных причин сопротивления изменениям — это успешность (или то, что мы таковым в себе считаем). Она придает нам самоуверенности в том, что мы уже все необходимое знаем и умеем — пусть неудачники учатся.

С другой стороны, если мы неуверенны, то находимся в постоянном поиске. А жизнь так сложно и нелинейно устроена, что в очень многих вопросах нельзя до конца обладать полнотой информации. Поэтому приходится принимать решения в условиях недостатка знаний, браться за дела, с которыми ранее не сталкивались и не имеем необходимых навыков.

Трудно разобраться в том, когда следует быть настойчивым, а когда это превращается в упертость.  Как трудолюбивые пчелки целыми днями мы выполняем такое количество дел, что не имеет возможности и столько энергии, чтобы контролировать каждый свой шаг и рефлексировать.

Но если попробовать взглянуть со стороны на свою жизнь или прожитый день на предмет того, как мы относимся к знаниям, то сможем заметить, что, возможно, начинаем собирать мебель не читая инструкцию, а в другой ситуации не принимаем решение пока не изучим вопрос досконально. Хорошо бы достичь баланса в смене самоуверенной позиции на неуверенную. Но на практике какая-то из них превалирует. В зависимости от этого у людей разные стратегии принятия решений, и те сферы деятельности в которых мы можем преуспеть.

Давайте взглянем на цикл «делать-размышлять». Прохождение этих этапов можно рассматривать, как обучение.  Но кто-то предпочитает начинать с конкретного опыта, набивая шишки, а потом анализировать и размышлять о полученных результатах. Другой начинает с рефлексии или изучения существующих подходов и только потом переходит к активным действиям. Это особенность каждого конкретного человека. Учитывать ее — путь к эффективному приобретению полезных знаний.

Для продуктивности важно понимать в каких ситуациях мы выступаем человеком дела и не станем искать новых решений, а когда станем прилагать усилия, чтобы уменьшить неопределенность и узнать больше.  В нас этапы открытости миру, когда мы словно приемники, сменяются моментами, когда не слышим даже обратную связь (иногда не замечая боли и лишь доведя организм до изнурения и уже в больнице ….). Кто-то читает эти строки и думает «какая банальщина и глупость»,  а другой обязательно найдет мысль, которую он знал, но подзабыл. И суть может быть даже не в том, что здесь написано — ведь прочитав одно и тоже умный поумнее, а глупый….

Для тех, кто решил двигаться дальше…

Сложно описать жизнь человека с помощью двухэтапных циклов, как было сделано выше. Трудности, с которыми мы сталкиваемся могут потребовать более глубоких знаний. Предлагаю Вам несколько моделей, отражающих цикличность, для самостоятельного изучения:

  • Здоровье: сила воли (М.Муравин); системоквант (К.В.Судаков).
  • Смысл: матрица духовности (Т.Шварц); ромб успеха (Р.Вирк).
  • Знание: двойной цикл обучения (К.Аргирис); цикл обучения (Д.Колб); метафоры японца

Знания из классического ТМ бесспорно полезны. Но данной статьей хотелось обратить внимание, что их изучение продуктивно сквозь призму понимания своих особенностей. Ведь получить знание недостаточно, чтобы его использовать. Необходимо так измениться, чтобы принять это знание, и оно стало частью человека. А поведение каждого из нас это результат собственного опыта, ментальные стратегии,  циклы существования присущие сугубо нам. К сожалению рамки статьи не позволяют раскрыть вопрос адаптации знаний к практике применения. Но надеемся ответ на этот вопрос найдете в других выпусках рассылки.

И еще из книг, которые можно посоветовать по теме. Книги совсем разные и требующие вдумчивого чтения:

  • «То, как мы работаем, — не работает. Проверенные способы управления жизненной энергией»  Тони Шварц, Жан Гомес, Кэтрин Маккарти (книга, в которой с примерами на основе исследований показывается большинство из того, о чем прочли выше, и предлагается конкретная технология управления продуктивностью)
  • «Не бойтесь изменений! Как достичь успеха в ходе перемен» Родерих Хайнце (книга, в которой с научной точки зрения рассматриваются самые разные подходы в менеджменте, и раскрывается важная роль познания себя, своих ментальных моделей)
  • «Бизнес в позе лотоса. Как совместить работу и духовный поиск» Ризван Вирк (книга, в которой с эзотерической точки зрения объясняется продуктивность и успешность человека).

Постоянно находясь в поиске …., ….., ….., ….., ….. ,
Василий Демьяненко
P.S. Рад буду узнать, как Вы добиваетесь личной продуктивности, какие книги советуете по теме, ….

ОСТАВИТЬ КОММЕНТАРИЙ

Please enter your comment!
Please enter your name here