Распределение обязанностей в change management является важной задачей процесса управления организационными изменениями. Для этого вводится понятие ролей (например, стандарт ACMP выделяет следующие — специалист по управлению изменениями (Change Management Practitioner) , участники команды по управлению изменениями (Change Management Team), Лидер по управлению изменениями (Change Management Lead), куратор (sponsor), агенты изменений (change agents)) [ACMP]. Но в организации уже существуют функции, которые выполняют сотрудники. И у многих возникает непонимание в чем отличие между ролями и функциями. Проясним этот момент.
Что такое функция и роль
Функция в организации представляет собой определенные профессиональные обязанности или область ответственности, которые связаны с должностью сотрудника в рамках организационной структуры. Функция определяет, какие задачи должен выполнять сотрудник в своей регулярной работе, в соответствии с должностной инструкцией.
Роль в управлении проектом представляет собой определенные ожидания, связанные с позицией которую сотрудник или участник проекта выполняет в рамках конкретного проекта. Роли определяют, какое влияние и вклад должны внести участники проекта для достижения его целей и задач. Роли обычно являются временными, а их задачи могут различаться от проекта к проекту, в зависимости от потребностей проекта и навыков участников.
Функция согласно должностной инструкции:
- Это обязанности и задачи, связанные с определенной должностью или позицией в организации.
- Отражает профессиональные навыки в какой-то предметной области, связанной с деятельностью компании.
- Определяют общие обязанности, которые сотрудник должен выполнять в рамках своей регулярной работы.
- Функции, как правило, остаются стабильными и неизменными с течением времени, если не происходит изменений в должностной инструкции.
Роль в управлении проектом:
- Это определенные ожидания коллег от сотрудника в рамках конкретного проекта.
- Отражает те задачи, которые сотрудник выполнять в процессе коммуникации с заинтересованными сторонами.
- Роли могут меняться и адаптироваться в зависимости от требований проекта и его текущего состояния.
- Роли в проекте могут быть временными и сосредотачиваться на специфических задачах или целях проекта.
Каковы отличия между ролью и функцией сотрудников.
Покажем, чем отличаются роль и функции по трем критериям.
Цель и ограничения:
- Функция согласно должностной инструкции определена для выполнения регулярных обязанностей и функций, связанных с определенной должностью в организации.
- Роль в управлении проектом определяется типом задач, которые необходимо выполнять в команде, для достижения успеха [Белбин]. .
Изменчивость и гибкость:
- Функции в должностной инструкции обычно остаются стабильными и неизменными со временем.
- Роли в управлении проектом могут меняться с изменением требований проекта. Сотрудник может выполнять разные роли в разных проектах и несколько в одном.
Сфера влияния:
- Функции в должностной инструкции определяют обязанности сотрудника в контексте организации в целом.
- Роли в управлении проектом определяются исключительно контекстом проекта и могут ограничиваться выполнением задач в рамках проектной группы.
Таким образом, функция в соответствии с должностной инструкцией и роль в управлении проектом представляют собой разные аспекты работы сотрудника, каждый из которых имеет свои особенности.
Роли и функции в управлении изменениями
Предположим, есть производственная организация. Один из сотрудников в этой организации занимает должность «Инженер по производству». Его функциями, определенными должностной инструкции, могут быть:
- Разработка технологических процессов производства.
- Обеспечение эффективности производственных операций.
- Контроль качества продукции.
В этой организации запускается проект по внедрению автоматизированной линии производства. Этому же сотруднику отводится роль «Лидер перемен», согласно которой он должен:
- Обеспечить поддержку сотрудников — показывать им важность проекта и помогать в поиске способов преодолеть трудности.
- Вовлечение в проект, работать над убеждением и мотивацией сотрудников организации.
В данном случае, «функция» сотрудника как инженера по производству остается неизменной, но его «роль» как лидера проекта временно формируется для управления проектом.
Функция и роль в организации обычно используются в рамках матричной структуры организации.
Матричная структура управления представляет собой организационную модель, в которой сотрудники одновременно подчиняются как функциональным менеджерам (по функциональной линии), так и проектным руководителям (по проектной линии). Это означает, что сотрудники выполняют свои функциональные обязанности, но также могут быть временно назначены на проекты и выполнять роли в рамках этих проектов.
Преимущества использования функций и ролей в матричной структуре:
- Гибкость и адаптивность: Матричная структура позволяет организации быть гибкой и адаптироваться к изменяющимся условиям, поскольку сотрудники способны переключаться между функциональными обязанностями и ролями в проектах.
- Эффективное использование ресурсов: Эта модель позволяет эффективно использовать ресурсы организации, поскольку сотрудники привлекаются на проекты в соответствии с их компетенциями и навыками.
- Интеграция знаний и опыта: Сотрудники, выполняя роли в проектах, могут приносить свои знания и опыт из функциональных областей, что способствует интеграции знаний в организации.
Использование функций и ролей в матричной структуре управления позволяет организации эффективно балансировать между текущей деятельностью и изменениями [Run and Change], адаптируя организацию в соответствие с вызовами внешней среды. Дж.Коттер такую систему назвал комбинированной [Коттер]