The Association of Change Management Professionals (США) предлагает «STANDARD FOR CHANGE MANAGEMENT ©». На сегодняшний день указанная ассоциация объединяет вокруг темы управления изменениями наибольшее количество участников из разных стран.
Стандарт утверждает, что существует бесконечное множество типов изменений и отсутствует один универсальный инструмент управления изменениями. При этом в стандарте делается упор на стратегические изменения и важнейшую роль управления проектами в процессе формирования желаемого будущего организации.
Впервые стандарт был опубликован в 2014 году, а его последнюю полную версию на русском языке можно скачать по ссылке. А мы рассмотрим ключевые моменты стандарта, те основания, которые лежат в основах рекомендаций стандарта.
Управление изменениями и смежные стандарты
Стандарт для управления изменениями описывает область знаний, установленных норм, процессов, заданий, умений и навыков, необходимых для практиков управления изменениями.
Он предназначен для частных лиц и организаций и обеспечивает объективную оценку навыков и способностей для обеспечения более эффективного найма, обучения, консалтинга и инвестиций, связанных с управлением изменениями. Может быть использован в организации любого типа, включая государственные, частные или общественные организации, и к любому типу изменений, независимо от сложности, масштабов, продолжительности, географии или культуры.
Стандарт ссылается на следующие документы:
- ACMP Statement of Change Management (документ представлен в приложении к настоящему стандарту)
- Стандарт ISO 21500:2012(Е) (Руководство по управлению проектами)
Под управлением изменениями понимается практика применения структурированного подхода к переходу организации из текущего состояния в будущее для достижения ожидаемых выгод.
Концепции управления изменениями
Стандарт опирается на ряд идей:
- Изменение-это процесс
- Связь со стратегическим планированием
- Типы организационных изменений
- Связь с управлением проектами
- Организационные и индивидуальные изменения
- Роли и обязанности управляющих изменениями
- Организационная согласованность
Изменение-это процесс
Перемены-это не единичное событие, а переходный процесс с многочисленными и разнообразными мероприятиями, поддерживающими цели продвижения организации и ее заинтересованных сторон из текущего состояния в будущее.
Изменения могут потерпеть неудачу или привести к классическому падению производительности (как показано на рисунке). Что подтверждают многие исследования.
На графике зеленая кривая наглядно показывает эффект от управления изменениями.
Связь со стратегическим планированием
Изменения инициируются на разных уровнях организации, но наиболее важная связь между процессами стратегического планирования и управления изменениями. Стратегическое управление задает видение, и мероприятия для его достижения, обеспечивая достижение ожидаемых выгод и отдачи от инвестиций. Видение показывает почему перемены необходимы и риски, которые ожидают организацию, если изменения не произойдут.
Заявленное видение создает основную связь между стратегическим планированием и управлением изменениями:
- Обеспечивает четкое направление и фокус для организации и заинтересованных сторон
- Обещает, что высокие результаты и ожидаемый эффект будут достигнуты
- Согласовывает усилия руководителей и всех заинтересованных сторон для движения по общему плану
- Выступает в качестве руководства для принятия решений, коммуникации и взаимодействия
Для успешных перемен требуются лидеры, чтобы вдохновлять, помогать понять видение и направлять организацию на достижение ожидаемых преимуществ.
Типы организационных изменений
Существует бесконечное количество разных изменений. Определение изменения должно основываться на анализе ряда изменяемых параметров (технологической сложности, количестве и типе затронутых групп заинтересованных сторон, степени изменения процессов, объеме структурной перестройки, физических перемещениях, скорости реализации, географическом разбросе и др.). Изменения действительно являются уникальными, когда они затрагивают уникальные системы ценностей, культурные нормы, историю, опыт прошлых изменений, стили лидерства, и уровни компетентности в управлении изменениями.
Управление изменениями это не один универсальный инструмент, который подходит для всех типов изменений и любых организаций.
Связь с управлением проектами
Управление проектами и управление изменениями дополняют друг друга, являются взаимозависимыми и могут пересекаться.
Эффективная интеграция управления проектами и управления изменениями требуется для успешного решения организационных задач, и может происходить в различных направлениях:
- Роли и обязанности
Управление проекта должно ориентироваться на применении навыков, инструментов, необходимых для реализации запланированных изменений (таких как внедрение систем управления, технологий, ресурсов и пр.) в течение требуемого объема, времени, стоимости и требуемого качества. Управление изменениями должно быть ориентировано прежде всего на применение навыков, инструментов и методов работы, необходимых для реализации и поддержания желаемого изменения (например, влияние на индивидуальное поведение и организационную культуру). Масштабы и направление действий по управлению проектом и изменениями должны быть четко определены (задокументированы) в начале процесса планирования.
- Методология и план
Управления проектами и методологии управления изменениями отличаются в акценте. Методология управления проектами подчеркивает организацию и управление ресурсами и мероприятиями, необходимыми для завершения проектов в пределах определенной области, бюджета, сроков и стандартов качества. Методология управления изменениями обращает внимание на человеческие ресурсы, необходимую подготовку организации к изменениям, облегчение перехода от старого способа работы к новому, и формирование новой нормы работы. Эти два подхода должны быть интегрированы, чтобы обеспечить внимания как технической части изменения так и человеческой.
Проекты имеют конкретные даты начала и окончания, но смена деятельности и управления нередко продолжаются после окончания проекта. Тем не менее, управление проектами и мероприятия по управлению изменениями должны быть интегрированы в общий план.
- Инструменты и ресурсы
Практики используют различные инструменты для создания, реализации, контроля и изменения нормы. Некоторые инструменты являются специфическими для управления проектами или управления, но есть и те, которые являются общими (как анализ заинтересованных сторон). Для инструментов, обладающих общими чертами, должна происходить их интеграция (в том числе с возможностью использования общих ресурсов).
- Цели и результаты
Управление проектом и изменениями имеет общую цель — повышение ценности для организации. Управление проектами обеспечивает запланированное изменение, а управление изменениями гарантирует, что желаемые изменения будут реализованы и приняты для обеспечения реализации ожидаемых преимуществ.
- Риски
Управления проектами и управления изменениями признают, что риски могут оказать существенное влияние на способность организации внедрять изменения. Управление изменениями фокусируется на рисках, связанных с принятием перемен, угрозах для реализации ожидаемых выгод и сохранения изменений. Но при этом управление изменениями также учитывает и риски, рассматриваемые управлением проектами (связанные со сроками, объем, бюджетом).
Организационные и индивидуальные изменения
Изменение осуществляется на организационном и индивидуальном уровнях.
На организационном уровне необходимо оценить:
• текущие культурные аспекты, которые могут обеспечить прочную основу для изменений или вызывать сопротивление;
• приоритетность инициатив, чтобы отслеживать изменения;
• общее видение и стратегические намерения для изменения;
• бизнес-процессы, системы, принципы, поведение, поощрения, показатели и процедуры, необходимые для успешной работы в будущем состоянии организации;
• структуру и индивидуальные роли, необходимые для поддержки усилий по изменению.
На индивидуальном уровне усилия направляются на:
• уникальные перспективы, убеждения, мотивацию, поведение, мышление, устойчивости и реакции, чтобы повысить приверженность и согласие;
• готовность, умение, знания, навыки и способности, необходимые для перехода в будущее состояние
• спонсорство и активное руководство, личный пример.
Роли и обязанности управляющих изменениями
Команда по управлению изменениями может привлекать дополнительных лиц, чтобы помочь оценить эффект, обеспечить обратную связь и поддерживать процесс изменений на уровне заинтересованных сторон. Но в качестве основных ролей для профессионалов изменения стандарт выделяет следующие:
• Практик управления изменениями — сотрудник, ответственный за координацию, применение и отслеживание изменений. Он не отвечает за стратегию перемен.
• Команда управления изменениями — группа лиц, совместно помогающая проведению изменений (конструированию, анализу, разработке, внедрению, использованию). Члены команды обеспечивают завершение мероприятий, обратную связь, проведение тренингов, коммуникации.
• Лидер управления изменениями — человек, несущий ответственность за стратегию изменений, намечающий план изменения, а также осуществляет управление изменениями. Лидер непосредственно управляет командой управления изменениями (планами , бюджетом, ресурсами). Они является связующим звеном между спонсорами изменений, руководителем проекта, руководством организации и заинтересованными сторонами.
В зависимости от организации роли могут иметь разные названия. С учетом сложности задач могут потребоваться дополнительные роли. Стандарт предлагает роли для поддержки результатов заинтересованных сторон:
• Спонсор — лицо или группа, отвечающая за реализацию преимуществ в результате ожидаемых изменений. Он определяет общие цели, изменение, объем и ожидаемый успех. От него зависит поддержка руководства и влиятельных лиц.
• Агенты перемен — функциональные или общественные лидеры, руководители среднего звена, а также экспертов из разных областей в организации, которые пользуются доверием коллег, заинтересованных сторон и руководителей. Они оказывают неформальное влияние, демонстрируют требуемую модель поведения и активно взаимодействуют с окружающими в области изменения.
Организационная согласованность
Согласованность является важным факторов успешных инициатив относительно перемен. Лидеры должны:
— иметь четкое представление о цели и сосредоточиться, чтобы согласовать сотрудников, процессы, системы и структуры во время изменений;
— разработать планы действий в чрезвычайных ситуациях с целью выявления и устранения проблемы согласования, которые могут возникнуть до, во процессе или после преобразований;
— создать среду и организационную культуру, в которой последователи будут иметь необходимое время и возможности ознакомиться с новыми способами работы.