Проектирование организационных структур

Материалы для уи > оргстуктуры

Программа проектирования сверхструктуры

Анализ общих закономерностей построения организационных структур позволил создать программу в виде теста, позволяющую определить эффективную сверхструктуру конкретной компании. Учитываются десятки параметров организации с учетом их взаимосвязей, но вам лишь требуется ответить на вопросы. Пользуясь тестом «Организационная сферхструктура» сможете определить оптимальный способ группировки организационных единиц:

опытный менеджер может сравнить свое решение относительно структуры компании с предложенным программой;
начинающий сформирует представление о сверхструктурах и получит рекомендации.

К тесту прилагается подробная справка.

Вначале теста предлагается ввести название организации и имя эксперта. Можете вставлять в эти поля любой набор букв, кроме вас никто об этом не узнает. Результаты теста будут выведены в презентабельном виде (при желании их можно распечатать) — возможно вам захочется ими поделиться с коллегами.

Определение организационной структуры

Для эффективного ведения хозяйственной деятельности с ростом количества сотрудников процесс труда все больше разделяется на отдельные операции и задачи. Параллельно с этим встает вопрос о координировании работы сотрудников по достижению целей организации. Для того, чтобы наиболее оптимальным способом разделить бизнес-процессы на задачи и оптимизировать взаимодействие сотрудников используется такой инструмент, как организационная структура (разделение на организационные элементы компании и способы их координации).
Несмотря на кажущуюся простоту, проектирование оргструктуры требует, как углубленного понимания бизнеса, которым занимается организация, так и знания закономерностей работы элементов структуры. Соединению этих двух нюансов и служит сотрудничество консультанта и работников организации.

Когда возникает необходимость работы с организационной структурой

Каждая организация старается эффективно реагировать на происходящие изменения, новые требования. Это отражается на появлении новых работ, должностей, отделов, что постепенно влечет к усложнению процесса управления и появлению работ-пережитков. Получается, что структура, создаваемая для синергии сотрудников ведет к неэффективной хозяйственной деятельности.

По мере взросления организации она:
— Для решения новых задач создает новые звенья и этот процесс совершается накопительно. Результатом чего становятся дополнительные уровни иерархии, витиеватые процессы принятия и реализации решений.
— Новые задачи порождают появление приказов и процедур, не утрачивающих необходимость их выполнения, после потери актуальности.
— Формируются отношения между руководителями и подчиненными, позволяющие и тем и другим заниматься личными вопросами или толь тем, что нравится.
Результатом всего сказанного становятся зоны безответственности, дублирование функций, отсутствие четкого понимания целей, нестыковки во взаимодействии и т.д. В этом случае следует поднять вопрос об оптимизации организационной структуры.

Организационная структура призвана упорядочить деятельность компании и ее стремление к стабилизации деятельности сказывается на неповоротливости самой оргструктуры. Любой же бизнес со временем претерпевает изменения. Поэтому наступает ситуация, когда оргструктура перестает соответствовать целям организации, тормозит эффективность новых бизнес-процессов. В этом случае нужно задуматься о реорганизации структуры.

Особенности работы с организационными структурами

Желание простых и быстрых решений подталкивает рассматривать оргструктуру, как начерченную на ватмане схему, именуемую органиграммой. Указанные на таком рисунке подразделения и взаимосвязи не в состоянии отразить логику функционирования организации. Поэтому для эффективного использования такого инструмента управления, как оргструктура, требуется более углубленный взгляд. За квадратиками и стрелочками должны скрываться реальные люди, бизнес-процессы, неформальная структура, что позволяет создавать дееспособные структуры управления.
Попытки жестко формализовать работу сотрудников, чреваты неожиданным эффектом — падением результативности труда. Искусство оргпроектировщика состоит в том, чтобы найти золотую середину между формализацией и гибкостью обязанностей персонала.

Оргструктурирование — это крайне редко механическая работа по составлению «кубиков», описанию должностных инструкций и т.д. Обычно за этой работой скрывается кропотливый труд по обучению персонала новым правилам. Так, почти каждая компания сталкивалась с ситуацией, когда описаны полномочия и ответственность сотрудников, критерии оценки их труда и т.п., что на результативность труда почти никак не сказалось. Связано это с тем, что упускаются два существенных фактора:
— Построение оргуструктуры происходит без четкого понимания целей организации и способов их достижения;
— Не учитываются навыки сотрудников, особенно в области взаимодействия друг с другом.

Консультирование по вопросам проектирования и оптимизации организационной структуры призвано помочь организации избежать ошибок и учесть нюансы использования описанного инструмента управления.

Оптимизация организационной структуры

У менеджеров, задающихся целью оптимизации организационной структуры, возникает вопрос «с чего же начать?» И на рынке консалтинговых услуг или предлагаемых учебниками моделей достаточно предложений. С одной стороны их количество способно сбить с толку. С другой, есть популярные подходы оптимизации организационных структур. Есть еще и третий взгляд — опыт конкретного менеджера. Поэтому нужно избежать основных ловушек:- погрязнуть в поиске самого правильного, идеального подхода;- использовать супер-метод, который не эффективен для конкретной организации;- Наломать дров (уход ключевых сотрудников, резкое падение показателей деятельности, вызывать сопротивления персонала к любым изменениям в организации и др.), не имея опыта оптимизации организационных структур
Проектировать организационную структуру можно снизу (например, отталкиваясь от выполняемых сотрудниками работ) или сверху (от целей организации), можно вначале формализовав (зафиксировав распоряжениями) или изменив роли (когда официально представленная оргструктура не трансформируется, но при этом происходит реальное изменение обязанностей), оптимизировать функции под существующую стратегию или менять стратегию под имеющуюся структуру и прочее. К сожалению, авторы подходов пытаются представить свой метод, как наиболее предпочтительный (при этом умалчивают об ограничениях), а бизнес-школы рассказывают о самом модном подходе или личном предпочтении к оптимизации организационной структуры конкретного преподавателя.